Case Study
Projektplanung und Go-Live-Phase reibungslos gestalten
Change-Kommunikation:
Digitalisierung der Kundenkommunikation
Eine Bundesbehörde mit über 95.000 Mitarbeitenden und 35 Mrd. Euro Haushaltsvolumen durchläuft seit 2019 eine Transformation, hin zu einer komplett digital arbeitenden Behörde. Mit dem Ziel, dass die Bürgerinnen und Bürger von einem durchweg beschleunigten Service profitieren. Das erlaubt ihnen, ihre behördlichen Angelegenheiten von zu Hause erledigen zu können, ohne persönlich im Amt vorsprechen zu müssen.
Für ein Teilprojekt musste ein separates Portal mit Weiterbildungsangeboten externer Bildungsanbieter in das Hauptportal transferiert werden. Innerhalb von drei Monaten mussten konzeptionell und inhaltlich Voraussetzungen geschaffen werden, das separate Bildungsangebot so in das Hauptportal zu überführen, dass die Inhalte den Vorgaben des Webportal entsprechen, hinsichtlich leichte Verständlichkeit, Barrierefreiheit und benutzerfreundliche Führung.
Projektmanagement
- Analyse und konzeptionelle Erarbeitung von Prozessen, z. B. für den Transfer des externen Portals für Weiterbildung in das behördeneigene Hauptportal
- Erstellen fachlicher Grobkonzepte, Prozessbeschreibungen und Klickanleitungen
- Technische Inhalte für Nichttechniker verständlich aufbereiten
- Zusammenarbeit mit verschiedenen IT- und Content-Teams
- Kommunikationsanliegen aller Stakeholder aufnehmen und Lösungsvorschläge entwickeln
- Moderation unterschiedlicher Interessen innerhalb des internen Stakeholder-Kreises der Behörde
Das Ergebnis
- Innerhalb der veranschlagten drei Monate wurden die Vorbereitungen für den Transfer des separaten Webportals in das Hauptportal plangerecht vollzogen
- Die konzeptionellen und inhaltlichen Voraussetzungen waren pünktlich abgeschlossen worden, sodass der Go-Live termingerecht zum Jahresende stattfinden konnte
- Mit einer auf die Belange und Erfordernisse der Behörde zugeschnittenen Kommunikation und mittels Ausarbeitung eines detailliert und klar verständlichen Zeitplans wurde das Verständnis bei allen Beteiligten erreicht, zeitlich eng getaktete Prüf- und Freigabeprozesse ohne Verzögerungen zu unterstützen.
Ihr Lotse für optimale Projektarbeit!